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- El costo depende del alcance: procesos, datos, integraciones, capacitación y acompañamiento posterior.
- Para comparar presupuestos, revisá que respondan las mismas preguntas antes de mirar el total.
- Un precio fijo necesita entregables definidos y un criterio de aceptación.
- El tiempo de tu equipo también es parte de la planificación.
El costo de una implementación depende del trabajo necesario para que la organización pueda operar con el sistema. Para evaluar una propuesta, conviene separar sus componentes y entender qué resultado se espera de cada uno.
Dos presupuestos pueden tener importes muy diferentes porque incluyen alcances distintos: procesos, datos, integraciones, capacitación o acompañamiento posterior. La comparación empieza por poner esas diferencias sobre la mesa.
Los componentes que conviene revisar
| Componente | Qué preguntar |
|---|---|
| Licencias | Qué plan se considera, para qué usuarios y con qué condiciones vigentes |
| Alojamiento | Dónde funcionará el sistema y qué responsabilidades tiene cada parte |
| Relevamiento y diseño | Qué procesos se revisan y cómo se documenta el alcance |
| Configuración | Qué funcionalidades y circuitos se van a implementar |
| Migración | Qué datos se trasladan, quién los prepara y cómo se validan |
| Integraciones | Qué sistemas se conectan y quién mantiene cada conexión |
| Desarrollo | Qué necesidad justifica la adaptación y cómo se mantiene |
| Capacitación | Qué roles participan y qué instancias están incluidas |
| Puesta en marcha | Cómo se prepara la salida y qué acompañamiento contempla |
| Soporte y evolución | Qué se contrata después, con qué canales y condiciones |
Las licencias y los servicios tienen condiciones propias. Para evaluar el importe vigente de las licencias, consultá la página oficial de precios de Odoo y confirmá el plan aplicable a tu proyecto.
Qué suele ampliar el trabajo
La complejidad no se explica solamente por la cantidad de usuarios. También influye la cantidad de procesos distintos, las dependencias entre áreas y la calidad de la información disponible.
Por ejemplo, llevar una lista revisada de clientes puede requerir menos preparación que reconstruir saldos y operaciones a partir de varias fuentes. Una integración documentada puede necesitar un trabajo diferente de otra cuyo sistema no ofrece mecanismos claros de intercambio.
Son ejemplos de alcance, no una estimación para todos los proyectos.
Cómo comparar dos propuestas
Antes de mirar el total, revisá que ambas respondan a estas preguntas:
- Qué procesos van a quedar operativos al finalizar?
- Qué información se va a migrar y quién la prepara?
- Qué pruebas se realizan y quién acepta las entregas?
- Qué tiene que aportar el equipo interno?
- Cómo se gestionan cambios de alcance?
- Qué sucede si aparece una dependencia no identificada?
- Qué acompañamiento se incluye después de la salida?
- Qué costos o tareas quedan expresamente fuera?
Un precio fijo necesita un alcance comprensible
Cuando se acuerda un precio por entregables, esos entregables necesitan una definición y un criterio de aceptación. Si el proceso todavía no se conoce con suficiente detalle, una etapa previa de relevamiento puede ayudar a delimitar el trabajo.
La propuesta también debería explicar cómo se aprueban los cambios. Una necesidad nueva puede afectar esfuerzo, plazo y dependencias; conviene resolverlo antes de ejecutarla.
No te olvides del trabajo interno
La organización necesita participar en decisiones, preparación de información, pruebas y capacitación. Reservar tiempo de las personas indicadas es parte de la planificación, aunque no figure como una factura del proveedor.
Una ficha para preparar la conversación
Copiá esta lista y completala con tu equipo:
- Procesos que necesitamos implementar:
- Dificultad principal que queremos resolver:
- Sistemas que utilizamos hoy:
- Información que necesitamos conservar o migrar:
- Integraciones necesarias:
- Personas que pueden validar cada área:
- Fecha objetivo y motivo de esa fecha:
- Alcance que podemos dejar para una segunda etapa: